1. Podstawy prawne instrukcji kancelaryjnej. Jakie są możliwości wprowadzenia systemu EZD w urzędzie? Systemy kancelaryjne. Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym
- zadania kancelarii
- zasadnicze etapy obiegu dokumentacji
- punkty zatrzymania pism
- załatwianie spraw, korespondencja przychodząca i wychodząca
- rejestracja i znakowanie pism lub spraw
- formy załatwiania spraw
- podpisywanie pism
- terminy załatwiania spraw
- przechowywanie akt bieżących
- tryb przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt
2. Czynności kancelaryjne w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami – EZD
- zasady wprowadzania systemu EZD w jednostce oraz obowiązki Kierownika jednostki
- EZD jako system podstawowy dokumentowania spraw
- ZD jako system wspomagający papierowy obieg dokumentów
- zasady elektronicznego obiegu dokumentów na podstawie doświadczenia podmiotów, które przeszły na system EZD jako system podstawowy.
- zasadnicze pojęcia dot. EZD
- etapy obiegu dokumentów w ramach EZD
- korespondencja papierowa i elektroniczna w EZD
- dekretacja
- akceptacja jedno lub wielostopniowa
3. Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji
4. Archiwizowanie dokumentacji papierowej oraz w ramach EZD
- przekazywanie akt do archiwum zakładowego.
- definicja materiałów archiwalnych
- termin przedłożenia dokumentacji do archiwum zakładowego
- standardy pomieszczeń archiwalnych
- przechowywanie akt
- klasyfikacja archiwalna
5. Dyskusja i omówienie problemów, na które napotykają uczestnicy szkolenia w ramach stosowania instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej
6. Obieg dokumentów w urzędzie a ochrona danych osobowych
7. Omówienie przykładowych zapisów Instrukcji Kancelaryjnych
Powyższy temat możemy zrealizować jako szkolenie wewnętrzne.
Zapraszamy do kontaktu
